Tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng là việc không thể không có trong suốt quá trình xây dựng, hình thành và phát triển thương hiệu của của mỗi công ty. Công việc này đóng góp thêm phần rất quan trọng trong quảng bá thương hiệu và đưa sản phẩm của doanh nghiệp bạn đến gần hơn với nhiều đối tượng khách hàng mục tiêu.
Tham khảo công ty du lịch uy tín, chất lượng tại đây
Ngoài ra, đây cũng là cơ hội tốt để doanh nghiệp tiếp xúc trực tiếp với khách hàng cũng như tìm hiểu về mong muốn của họ đối với những dịch vụ và sản phẩm mà doanh nghiệp đang cung cấp. Từ đó sẽ đưa ra được những chiến thuật nhằm khắc phục, cải thiện và nâng cấp chất lượng dịch vụ thích hợp hơn.
Đối với bất kỳ sự kiện nào để mang đến thành công cũng đều cần có sự chuẩn bị chu đáo, kỹ lưỡng. Dưới đây, chúng tôi xin chia sẻ 1 số kinh nghiệm tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng để bạn có thể tham khảo và áp dụng ngay vào thực tế nhé!
LỰA CHỌN THỜI GIAN, ĐỊA ĐIỂM THÍCH HỢP
Lựa chọn địa điểm tổ chức là một trong những khâu vô cùng quan trọng, bạn cần phải dựa vào số lượng khách mời để xác định sức chứa của địa điểm cần thuê. Ngoài ra địa điểm tổ chức sự kiện phải có không gian thoáng đãng, không khí trong lành và phù hợp với tính chất của sự kiện.
Xác định rõ thời gian tổ chức sự kiện nhằm tạo điều kiện thuận lợi để các doanh nghiệp chủ động liên hệ địa điểm tổ chức, hoàn thành danh sách khách mời. Đồng thời làm chủ tình hình, làm nên thuận tiện cho khách hàng, tránh tình trạng đến trễ của khách mời.
CHUẨN BỊ KỊCH BẢN CHU ĐÁO, HẤP DẪN
Muốn tổ chức một sự kiện thành công, ấn tượng, thu hút khách hàng thì yếu tố đầu tiên là bạn cần phải chú ý đến khâu chuẩn bị kịch bản. Một kịch bản chương trình độc đáo, thu hút sẽ giúp hội nghị khách hàng diễn ra suôn sẻ, thu hút được sự chú ý và quan tâm theo dõi của khách hàng. Vì vậy, điều quan trọng là bạn phải hiểu được mong muốn của khách hàng, từ đó bạn sẽ dễ dàng lên kịch bản và khẳng định được hướng đi rõ nét, dần dần sẽ vẽ nên một bức tranh hoàn thiện và đa màu sắc hơn.
XÁC MINH ĐÚNG ĐỐI TƯỢNG KHÁCH HÀNG MỤC TIÊU
Trước khi tổ chức sự kiện, bạn phải lên kế hoạch chi tiết, cụ thể, khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp mình muốn hướng đến là ai, thông điệp muốn truyền tải đến họ là gì? Đó có thể là những khách hàng thân thiết lâu năm, những đối tác tiềm năng hay cơ quan truyền thông có sức ảnh hưởng lớn trên thị trường. Một khi đã sở hữu được danh sách khách mời đúng như mục tiêu mà hội nghị khách hàng đề ra, sự kiện mà bạn tổ chức sẽ tạo nên được sự ảnh hưởng đúng theo định hướng ban đầu.
TẠO ĐƯỢC SỰ ẤN TƯỢNG VÀ GHI ĐIỂM VỚI KHÁCH HÀNG
Một sự kiện được xem là thành công lúc để lại trong lòng khách hàng những ấn tượng đặc biệt, đừng để họ cảm thấy nhàm chán khi ra về mà không hề đọng lại một chút ấn tượng đặc biệt nào. Vì thế, để thực hiện được điều này bạn phải nắm bắt được tâm lý khách hàng, xem họ cần nhất điều gì kế hoạch tạo thành những khoảnh khắc bất ngờ nằm ngoài dự đoán của họ. Chúng ta cũng có thể chuẩn bị những câu hỏi để giao lưu với khách mời, hỏi ý kiến khách hàng và có những phần quà tặng hấp dẫn tặng kèm để thu hút được sự tham gia nhiệt tình từ phía người tham dự.
LỰA CHỌN MC, NGƯỜI PHÁT BIỂU CHUYÊN NGHIỆP
Trong mỗi chương trình sự kiện một trong những công việc phải suy nghĩ và xem xét kỹ lưỡng đó là vấn đề lựa chọn MC sao cho phù hợp với chương trình sắp diễn ra. Thực tế cho thấy có rất nhiều MC giỏi, nhưng không phải ai cũng phù hợp với đa số chương trình. Có người vui vẻ, hóm hỉnh, hoạt ngôn nhưng lại không thể dẫn dắt tốt một chương trình đòi hỏi tính chuyên môn sâu. Chính vì vậy khi lựa chọn MC trong tổ chức sự kiện, bạn rất cần được đảm bảo những yếu tố sau:
+ Chất giọng tốt, truyền cảm, dễ nghe.
+ Ngoại hình ưa nhìn, sức khỏe tốt.
+ Thái độ nghiêm túc với chương trình.
+ Phải đầu tư tìm hiểu nội dung truyền tải và làm việc hiệu quả với ban tổ chức.
+ Giữ được lửa và thu hút được sự để ý của mọi người.
+ Có kỹ năng xử lý tình huống tốt trên sân khấu.
GIỮ GÌN MỐI QUAN HỆ TỐT ĐẸP SAU SỰ KIỆN
Sau khi tổ chức một sự kiện hội nghị thành công, bạn nên quên gửi một email cảm ơn vì sự có mặt của khách mời trong buổi sự kiện hôm đó. Đồng thời cũng nên gửi kèm theo bảng điều tra ý kiến của khách hàng về hội nghị hoặc những lời khuyên để giúp bạn có biện pháp khắc phục và chuyên nghiệp hơn cho những sự kiện tiếp sau.
Một hội nghị khách hàng thành công đòi hỏi rất nhiều yếu tố chính vì thế doanh nghiệp của bạn cần phải thật tỉ mỉ và chu đáo trong tất cả các khâu thực hiện. Bên cạnh đó, bạn phải luôn theo sát và cập nhật những xu hướng tổ chức sự kiện mới nhất trên thế giới để tạo được điểm nhấn và khiến khách hàng hào hứng hơn với sự kiện của bạn.
Thanh Lộc – Đất Việt Tour